Astuce d'encadrement du télétravail à l'intention des employeurs

Sources : Informations tirées du webinaire Encadrer le télétravail présenté par les consultants de Discitus, le 18 mars 2020.

Ces astuces ne sont pas des conseils juridiques
 

Être leader pendant la période d’adaptation au télétravail

  • L’écoute empathique pendant la période d’adaptation vers le télétravail est primordiale, soyez humain (éviter d’être froid et distant)
  • Parlez de stratégies pour naviguer la situation avec votre équipe
  • Être flexible vous assure une plus grande influence
  • Soyez accessible : partagez vos coordonnées
  • Faites preuve de transparence et de discipline
  • Gardez en tête que les actions qu’on choisit maintenant ont un impact sur l’image de l’organisme et que le public tout comme les pigistes s’en souviendront (si votre organisme se retrouvait en première page du journal, seriez-vous à l’aise avec l’image projetée ?)
     

Questions à se poser

  • Le télétravail est-il adéquat pour le poste ?
  • Le télétravail convient-il à la personne ?
  • Est-ce que les membres de mon équipe ont les équipements nécessaires pour accomplir leur travail à la maison (ex. accès à un ordinateur, Internet, imprimante, etc.) ?
  • Est-ce que l’espace de travail aménagé à la maison est adéquat ?
     

Considérations

  • Il peut y avoir une baisse de productivité pendant la période d’adaptation
  • Gardez en tête que tout le monde fait de son mieux
  • Il peut y avoir des distractions à la maison
  • Le temps d’apprentissage d’outils de base en visioconférence, plateforme de partage de dossier, nuage, etc.
  • Après de nombreux appels vidéo, il y a parfois un sentiment d’épuisement (pour des pistes de solution, consulter cet article de veille de l’université de Sherbrooke)

Encadrement du personnel et appui au travail

  • Clarifiez les horaires de travail des différents membres de l’équipe en établissant avec eux les heures de travail en tenant compte des exigences familiales occasionnées par la fermeture des écoles et en vous assurant qu’ils prennent plusieurs mini-pauses actives afin de prendre soin d’eux-mêmes.
  • Employez le mode « coaching » pour l’encadrement :
    • Écoutez
    • Demandez l’avis et les pistes de solutions
  • Rassurez les nouveaux employés et l’équipe
  • Prenez le temps de clarifier les attentes (ex : horaire, priorités, le travail à faire et à ne pas faire)
  • Répartissez la charge de travail pour refléter la nouvelle réalité
  • Mettez à l’horaire une rencontre d’encadrement hebdomadaire (une personne à la fois ou en équipe par projet)
  • Abordez les irritants au fur et à mesure qu’ils surviennent
  • « Surprenez les employés en train de réussir » pour les valoriser
  • Maintenez une liste des dossiers en cours de chaque employé (ex : demandez aux employés leur top 5)
  • Suivez la progression des dossiers en utilisant un système de suivi de projets (ex. : vert, jaune, rouge)
  • Veillez au possible écart entre l’intention d’encadrer et la perception de l’encadrement mis en place (ex. perception de microgestion de la part des membres de votre équipe). Recentrez le message sur l’aide et l’appui pour contribuer à leur réussite
  • Maintenez un lien avec ceux qui se trouvent dans l’impossibilité de travailler.
     

Communication et collaboration à distance avec l’équipe

  • Mettez à l’horaire un « check-in » virtuel quotidien pour maintenir les liens avec l’équipe :
    • Inclure des questions en lien avec la santé, ex. : « Qu’est-ce qu’on fait pour sa santé aujourd’hui ? »
    • Mettre l’accent sur les actions en réunion
  • Fixez un tour de table hebdomadaire sur les projets en cours et les questions qui nécessitent des réponses de groupe
  • « Surcommuniquez » :
    • Il est souhaitable de se parler souvent et brièvement (plutôt que rarement et longtemps)
    • Être claire
    • Circuler l’information par écrit, éviter de le faire en réunion
  • Identifiez les outils de communication qui sont formels (ex. : courriels) et ceux qui sont informels (ex. : clavardage, textos)
  • Privilégiez les communications par visioconférence pour maintenir une proximité, utiliser le téléphone lorsque la vidéo n’est pas disponible
  • Identifiez ce qui change et ce qui demeure inchangé
  • Utilisez les outils nuagiques que vous avez déjà en place (Facebook, Slack, Workspace, SharePoint, Google Drive, Dropbox, etc.)
     

Suggestion : Vous pouvez maintenir le lien entre les membres de l’équipe en dînant virtuellement ensemble par visioconférence.
 

RESSOURCES POUR LES EMPLOYEURS via DISCITUS

Gabarit de disposition temporaire de télétravail

Gabarit d’entente de télétravail

Fichier de présentation sous Google Drive

Les règles d'or

Gabarit pour créer un tableau de bord des projets

Gabarit pour dresser une liste des attentes employeur/employé.e.s face au télétravail

 

RESSOURCE POUR LES EMPLOYEURS via ALIA Conseil

Gérer les équipes à distance

Partenaires financiers 

Associations provinciales partenaires

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