Astuce d'encadrement du télétravail à l'intention des employeurs

Sources : Informations tirées du webinaire Encadrer le télétravail présenté par les consultants de Discitus, le 18 mars 2020.

Ces astuces ne sont pas des conseils juridiques

Être leader pendant la période d’adaptation au télétravail

L’écoute empathique pendant la période d’adaptation vers le télétravail est primordiale, soyez humain (éviter d’être froid et distant)
Parlez de stratégies pour naviguer la situation avec votre équipe
Être flexible vous assure une plus grande influence
Soyez accessible : partagez vos coordonnées
Faites preuve de transparence et de discipline
Gardez en tête que les actions qu’on choisit maintenant ont un impact sur l’image de l’organisme et que le public tout comme les pigistes s’en souviendront (si votre organisme se retrouvait en première page du journal, seriez-vous à l’aise avec l’image projetée ?)

Questions à se poser

Le télétravail est-il adéquat pour le poste ?
Le télétravail convient-il à la personne ?
Est-ce que les membres de mon équipe ont les équipements nécessaires pour accomplir leur travail à la maison (ex. accès à un ordinateur, Internet, imprimante, etc.) ?
Est-ce que l’espace de travail aménagé à la maison est adéquat ?

Considérations

Il peut y avoir une baisse de productivité pendant la période d’adaptation
Gardez en tête que tout le monde fait de son mieux
Il peut y avoir des distractions à la maison
Le temps d’apprentissage d’outils de base en visioconférence, plateforme de partage de dossier, nuage, etc.
Après de nombreux appels vidéo, il y a parfois un sentiment d’épuisement (pour des pistes de solution, consulter cet article de veille de l’université de Sherbrooke)

Encadrement du personnel et appui au travail

Clarifiez les horaires de travail des différents membres de l’équipe en établissant avec eux les heures de travail en tenant compte des exigences familiales occasionnées par la fermeture des écoles et en vous assurant qu’ils prennent plusieurs mini-pauses actives afin de prendre soin d’eux-mêmes.
Employez le mode « coaching » pour l’encadrement :
- Écoutez
- Demandez l’avis et les pistes de solutions
Rassurez les nouveaux employés et l’équipe
Prenez le temps de clarifier les attentes (ex : horaire, priorités, le travail à faire et à ne pas faire)
Répartissez la charge de travail pour refléter la nouvelle réalité
Mettez à l’horaire une rencontre d’encadrement hebdomadaire (une personne à la fois ou en équipe par projet)
Abordez les irritants au fur et à mesure qu’ils surviennent
« Surprenez les employés en train de réussir » pour les valoriser
Maintenez une liste des dossiers en cours de chaque employé (ex : demandez aux employés leur top 5)
Suivez la progression des dossiers en utilisant un système de suivi de projets (ex. : vert, jaune, rouge)
Veillez au possible écart entre l’intention d’encadrer et la perception de l’encadrement mis en place (ex. perception de microgestion de la part des membres de votre équipe). Recentrez le message sur l’aide et l’appui pour contribuer à leur réussite
Maintenez un lien avec ceux qui se trouvent dans l’impossibilité de travailler.

Communication et collaboration à distance avec l’équipe

Mettez à l’horaire un « check-in » virtuel quotidien pour maintenir les liens avec l’équipe :
- Inclure des questions en lien avec la santé, ex. : « Qu’est-ce qu’on fait pour sa santé aujourd’hui ? »
- Mettre l’accent sur les actions en réunion
Fixez un tour de table hebdomadaire sur les projets en cours et les questions qui nécessitent des réponses de groupe
« Surcommuniquez » :
- Il est souhaitable de se parler souvent et brièvement (plutôt que rarement et longtemps)
- Être claire
- Circuler l’information par écrit, éviter de le faire en réunion
Identifiez les outils de communication qui sont formels (ex. : courriels) et ceux qui sont informels (ex. : clavardage, textos)
Privilégiez les communications par visioconférence pour maintenir une proximité, utiliser le téléphone lorsque la vidéo n’est pas disponible
Identifiez ce qui change et ce qui demeure inchangé
Utilisez les outils nuagiques que vous avez déjà en place (Facebook, Slack, Workspace, SharePoint, Google Drive, Dropbox, etc.)